Sistem Informasi Sumberdaya Manusia

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Sistem Informasi Sumberdaya Manusia”

NAMA KELOMPOK (SM10) :

Sekar Arum Pujiningrat                                  1410209318

Tyas Kurnia Hilmy                                          1410209380

Kuntum K. M. Maskat                                    1410209381

Berliana Fernanda                                           1410209387

Azizah                                                             1410209424

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

(STIESIA) SURABAYA

BAB 12

Sistem Informasi Sumberdaya Manusia

12.1.   Model Sistem Informasi Sumberdaya Manusia

Satu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lain adalah beragamny aplikasi yang dimungkinkan. Berikut merupakan gambaran umum dari banyak model HRIS (human resource information system atau sistem informasi sumber daya manusia).

Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai era fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelijen. Dalam banyak perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Berbagai komponen input, penyimpanan dan output membentuk model HRIS, yang tampak pada gambar dibawah ini;

Gambar: Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Akuntansi

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi.

·         Elemen data personil relatif lebih permanen dan bersifat non keuangan. Elemen data personil data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbarui selama pegawai bekerja pada perusahaan.

·         Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil.

Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya sebagai berikut:

·         Penelitian suksesi (succession studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan bersedia.

·         Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.

·         Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

12.2. Human Resources Intelligence Subsystem

Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi: pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.

·     Intelijen Pemerintah Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·      Intelijen Pemasok Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjungan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

·        Intelijen Serikat Pekerja Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·   Intelijen Masyarakat Global Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

·      Intelijen Masyarakat Keuangan Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

·     Intelijen Pesaing Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan pegawai yang sering dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Banyak dari intelijen lingkungan ini dikumpulkan melalui sistem informal, seperti perkataan orang, tetapi semakin banyak yang disediakan oleh sistem berbasis komputer yang formal. 

Database HRIS

Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan tunjangan, membuat penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen dan pemasukan data.

Isi Database

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

Data pegawai, merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

Data non-elemen, merupakan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja dan pemerintah. Juga, diidentifikasikan data yang menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, ahli waris dan keluarga yang ditinggalkan.

Lokasi Database HRIS

Dalam perusahaan HRIS, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

Pemasukan Data, data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber menurut penelitian HRSP.

Output HRIS

Dalam perusahaan HRSP, 65,3% pemakai ditempatkan di dalam SDM, 29,1% di tempat lain dalam perusahaan, dan 10,2% di lingkungan perusahaan.

·         Bentuk Dasar Output

Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.

·         Perangkat Lunak HRIS

Perangkat lunak subsistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang berbentuk siap pakai (prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan jasa informasi dari pada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.

·         Subsistem Output

Model HRIS meliputi enam subsistem output¸ masing-masing berisi sejumlah aplikasi.

12.3. Bagaimana Manajer Menggunakan HRIS

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal ini isinya yang menjadi perhatian manajer diseluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program kompensasi dan benefit pada status keuangan perusahaan.

Daftar Pustaka

McLeod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen, edisi terjemahan. PT Bhuana Ilmu Populer; Jakarta. 1995