SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Management Database”
NAMA KELOMPOK (SM10) :
Sekar Arum Pujiningrat 1410209318
Tyas Kurnia Hilmy 1410209380
Kuntum K. M. Maskat 1410209381
Berliana Fernanda 1410209387
Azizah 1410209424
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
(STIESIA) SURABAYA
Management Database
6.1 ORGANISASI DATA
Hierarki Data
Data bisnis secara tradisional telah
diorganisasikan menjadi suatu hierarki golongan data atau field data (data field)
yang bila digabungkan akan menjadi catatan data (data record). Bila catatan ini digabungkan akan membentuk file. Data field adalah unit data terkecil. Ini menggambarkan jumlah
terkecil suatu data yang dapat diakses kembali dari komputer pada suatu waktu.
Sebagai contoh, misalnya data field
kode mata kuliah yang diambil. Record
adalah kumpulan data field yang
berhubungan dengan pengguna secara logis. Data
field dalam satu record berhubungan, seperti kode mata kuliah berhubungan
dengan nama mata kuliah. File merupakan
kumpulan record yang saling
berhubungan. Di dalam file terdapat record beserta data field, maka di dalam file
terdapat kode mata kuliah beserta nama mata kuliahnya.
File dapat diwakili oleh tabel 6.1 di bawah ini yang
merupakan sebuah contoh file dengan
nama MATA KULIAH. Record adalah
baris dalam tabel, nilai baris menggambarkan nilai data field dalam hal ini “MIS 105” dan “Pengenalan Sistem Informasi”
merupakan nilai field Kode dan Nama
Mata Kuliah untuk record yang
pertama. Hierarki sederhana field
membentuk record yang tergabung dalam file
membentuk organisasi dasar semua data yang digunakan komputer untuk menunjang
proses pengambilan keputusan.
Tabel 6.1
|
Tabel DAFTAR MATA KULIAH
|
|
|
KODE
|
NAMA MATA KULIAH
|
|
MIS 105
MIS 315
POM 250
MGT 300
MKT 300
MKT 444
STA 230
ACG 201
ACG 301
FIN 305
ECN 375
ECN 460
INT 100
INT 201
INT 202
|
Pengambilan Sistem Informasi
Sistem Manajemen Database
Pengenalan Manajemen Operasional
Pengenalan Manajemen
Pengenalan Pemasaran
Riset Pemasaran
Statistik Deskriptif
Akuntansi Finansial
Akuntansi Biaya
Finansial Pribadi
Pasar Global
Regulasi Perbankan
Keragaman Budaya
Bahasa Spanyol untuk Bisnis
Bahasa Perancis untuk Bisnis
|
Database merupakan kumpulan beberapa file. Definisi umum database adalah
kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer. Definisi yang lebih
spesifik dari database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat lunak
sistem manajemen database. Dalam definisi spesifik ini data perusahaan yang
dikontrol dan dikelola oleh sistem manajemen database akan dipertimbangkan
sebagai database, tetapi file
komputer yang ada di komputer pribadi manajer tidak dianggap sebagai database.
Spreadsheet sebagai Database Sederhana
Tabel baris dan kolom dapat digambarkan oleh spreadsheet. Banyak pengguna yang sudah
terbiasa dengan spreadsheet yang
berguna untuk memperkenalkan konsep database.
1 kolom pada spreadsheet
menggambarkan field data dan judul
kolom adalah field data. Baris dari
tabel mengandung nilai field.
Konsep tabel ini penting, sebab hampir
semua struktur database yang terkenal dalam organisasi bisnis, seperti struktur
database relasional, konsepnya serupa dengan kumpulan beberapa tabel yang
saling berhubungan. Sebagian besar istilah yang digunakan oleh ahli informasi
yang bekerja dengan sistem manajemen database berhubungan dengan istilah yang
digunakan untuk menggambarkan tabel, tetapi masih memerlukan beberapa tambahan
istilah dan konsep.
File Datar
File datar (flat
file) adalah tabel yang tidak mempunyai kolom diulang. Pada tabel 6.2,
huruf pada kode mata kuliah yang menggambarkan area akademik dipisahkan dan
diletakkan dalam kolom yang terpisah. Nama mata kuliah pada area akademik
tersebut diletakkan pada kolom yang lain dengan baris yang sesuai. Kolom untuk
kode mata kuliah dan deskripsinya diulang dengan membuat kolom baru di sebelahnya
sehingga tabel 6.2 bukan merupakan file
datar.
Tabel 6.2
|
Tabel Mata Kuliah dengan Kolom Berulang (bukan dalam
bentuk file datar)
|
|||||
|
AREA
|
KODE
|
DESCRIPTION
|
KODE
|
DESCRIPSI
|
|
|
MIS
POM
MGT
MKT
STA
ACG
FIN
ECN
|
105
250
300
300
230
201
305
375
|
Information System Literacy
Introduction to Operations Mgt.
Introduction to Management
Introduction to Marketing
Descriptive Statistics
Financial Finance
Personal Finance
Glabal Markets
|
315
444
301
460
|
Database Man. System
Marketing Research
Cost Accounting
Banking Regulations
|
|
Pengulangan kolom tidak memenuhi syarat
untuk file datar. Alasan mengapa
tabel pada database berbasis komputer harus dalam bentuk file datar, karena komputer membaca kelompok-kelompok field data yang tersusun dalam record data secara berurutan. Jika urutan
field data tidak teratur maka
komputer tidak bisa membaca record
data dengan benar. Sebuah file datar
tanpa pengulangan kolom, memberikan susunan dan urutan yang konstan dari field data sesuai dengan yang diperlukan
manajemen database.
Alasan kedua penggunaan file datar adalah cara ini memungkinkan struktur database
relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi adalah proses formal untuk
menghilangkan data-data yang tidak perlu dan pengulangan data dan menjaga
kemampuan database untuk diolah (ditambah, dimodifikasi, dan dihapus) tanpa
menyebabkan kerusakan pada data awal.
Field Kunci
Tabel 6.3 di bawah ini menggambarkan
nilai dalam tabel DAFTAR BUKU dan mengilustrasikan konsep kunci (key). Kunci dalam tabel adalah field atau kombinasi field yang mengandung nilai yag secara
unik dapat mengenali atau mengidentifikasi setiap record dalam tabel. Kerap kali sebuah field tunggal berfungsi sebagai key
untuk sebuah tabel.
Pada beberapa tabel ada kemungkinan dua field yang bisa dijadikan kandidat
kunci. Kandidat kunci adalah field
yang secara unik mengidentifikasi setiap baris tetapi tidak dipilih sebagai
kunci. Pada tabel MATA KULIAH yang terdapat pada Tabel 6.1, field Nama Mata Kuliah akan secara unik
mengidentifikasi setiap baris, tetapi field
Kode yang dipilih menjadi kunci. Sering kali ketika komputer dihadapkan pada
dua pilihan mengenai field mana yang
bisa dijadikan kunci, field yang
lebih solid dan sederhana yang dipilih. Nilai field yang lebih panjang (seperti field Nama Mata Kuliah dan field
kode) dihindari, karena memiliki risiko yang lebih tinggi untuk terjadinya
kesalahan ketik pada nilai kuncinya.
Tabel 6.3
|
Tabel BUKU
|
|
|
ISBN
|
JUDUL
|
|
X-15B25
C-12-L
19-63-P
ABC-123
WJY5
C-16-MN
43-U-523
|
Database Examples
HTML for Beginners
Business Management
Product, Promotion, Placement, and Price
Personal Sales Techniques
Introduction to Accounting
Cost Accounting
|
Menghubungkan Tabel
Tabel 6.1 dan 6.4 memakai field yang sama, yaitu Kode dan nilai field Kode menentukan baris dalam kedua tabel secara logis bergabung.
Sebagai contoh tabel DEPARTEMEN pada Tabel 6.5. Tabel tersebut menunjukkan ada
enam departemen yang menawarkan mata kuliah seperti pada tabel DAFTAR MATA
KULIAH. Tetapi tidak ada kolom yang sama di antara kedua tabel tersebut.
Tambahan field Singkatan pada tabel
MATA KULIAH sehingga terdapat field
yang sama antara kedua tabel yang membuat kedua tabel dapat digabungkan. Tabel
6.6 menggambarkan tabel MATA KULIAH dengan tambahan field Singkatan.
Tabel
6.4
|
|
||
|
KODE
|
NOMOR
|
JUDUL
|
|
MIS 105
MIS 105
MIS 316
MKT 444
MKT 444
MKT 444
FIN 305
INT 201
INT 201
INT 202
INT 202
|
1
2
1
1
2
3
1
1
2
1
2
|
Pengembangan Home Page
Penggunaan Windows
Database Alumni
Mencari Pelanggan
Segmentasi Pelanggan
Pelayanan Pelanggan
Portofolio Pribadi
Kata benda
Kata kerja
Kata benda
Kata kerja
|
Tabel
6.5
|
Tabel DEPARTEMEN
|
|||
|
SINGKATAN
|
NAMA
|
LOKASI
|
NO. TELP
|
|
SIMO
MGTMKT
AKFIN
INT
|
Sistem Informasi & Manaj. Operasi
Manajemen dan Marketing
Akuntansi dan Finansial
Bisnis Internasional
|
Ruang Cameron
Ruang Dobo
Gedung Randall
Ruang Dobo
|
910-3600
910-4500
910-1800
910-0900
|
Tabel
6.6
|
Tabel DAFTAR MATA KULIAH ditambah field Singkatan Departemen
|
||
|
KODE
|
NAMA MATA KULIAH
|
SINGAKATAN DEPARTEMEN
|
|
MIS 105
MIS 315
POM 250
MGT 300
MKT 300
MKT 444
STA 230
ACG 201
ACG 301
FIN 305
ECN 375
ECN 460
INT 100
INT 201
INT 202
|
Pengambilan Sistem Informasi
Sistem Manajemen Database
Pengenalan Manaj. Operasional
Pengenalan Manajemen
Pengenalan Pemasaran
Riset Pemasaran
Statistik Deskriptif
Akuntansi Finansial
Akuntansi Biaya
Finansial Pribadi
Pasar Global
Regulasi Perbankan
Keragaman Budaya
Bahasa Spanyol untuk Bisnis
Bahasa Perancis untuk Bisnis
|
SIMO
SIMO
SIMO
MGTMKT
MGTMKT
MGTMKT
SIMO
AKFIN
AKFIN
AKFIN
ECN
ECN
INT
INT
INT
|
Kadang-kadang tabel yang asalnya berdiri sendiri dan
tidak berhubungan dengan tabel mana pun, sewaktu-waktu memerlukan penggabungan.
6.2 STRUKTUR
DATABASE
Struktur database adalah cara
mengorganisasikan data dengan tujuan agar proses pengolahan data menjadi
efisien. Struktur ini dimplementasikan melalui sistem manajemen database.
Sistem manajemen database (database manajemen sistem-DBMS) adalah suatu aplikasi perangkat
lunak yang menyimpan struktur database, data itu sendiri, hubungan antardata di
dalam database, maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database.
Juga termasuk deskripsi field data,
nama field, jenis data, jumlah
bilangan desimal, jumlah karakter, nilai awal, dan semua deskripsi-deskripsi field lainnya. Oleh karena itu, mengapa
database yang dikontrol oleh sistem manajemen database dinamakan self-describing set of related data atau
penggambaran diri dari data-data yang saling berhubungan.
Struktur Database Hierarki
Sistem manajemen database IDS (Integrated Data Store) mengikuti
struktur database hierarkis (hierarchical
database structure). Struktur hierarki dibangun dari kelompok data, subkelompok
data dan subkelompok yang lebih kecil menyerupai cabang dan ranting dari suatu
pohon. Seperti halnya cabang, untuk mendapatkan data dari record pada satu cabang dan memindahkannya ke record yang ada di cabang lainnya, memerlukan Sistem Manajemen database
yang akan melakukan navigasi lalu lintas perpindahan melalui
persimpangan-persimpangan cabang. Gambar di bawah ini menunjukkan navigasi dari
tabel DEPARTEMEN ke tabel MATA KULIAH.
Struktur Database Hierarkis antara tabel
DEPARTEMEN dan MATA KULIAH
Struktur hierarki pada database populer karena
bekerja sangat baik dalam sistem pengolahan transaksi dengan tugas-tugas
pengontrolan inventori dan penghitungan biaya-biaya yang masuk dan keluar.
Tugas-tugas akuntansi seperti ini merupakan salah satu operasi bisnis yang
pertama dikomputerisasi. Alasan lain yang menyebabkan kepopuleran struktur
hierarki adalah struktur ini mampu memanfaatkan sumber daya komputer secara
efisien, terutama jika sebagian besar record
dalam database akan digunakan dalam bentuk aplikasi
Struktur
Jaringan Database
Struktur jaringan
database (network database structure)
dikembangkan untuk memudahkan pengambilan kembali (retrieve) record
tertentu. Network mengatasi masalah bagaimana
menelusuri kembali semua jalur untuk menggabungkan “cabang-cabang” database.
Secara konseptual, setiap record database
dapat menunjukkan record lainnya dari
database yang sama, seperti melompat dari satu cabang ke cabang lain dalam satu
pohon yang sama. Namun, koneksi seperti ini memiliki banyak kemungkinan dan ini
merupakan kelemahan dalam penerapan struktur jaringan untuk mengatasi
masalah-masalah praktis. Akan terjadi ketidakteraturan bila setiap record dapat berhubungan dengan record lainnya. Bahkan profesional di
bidang sistem informasi yang telah berpengalaman mengalami kesulitan untuk
mengembangkan dan menggunakan database memakai struktur jaringan secara
benar.
Struktur
Database Relasional
Organisasi bisnis tidak pernah
menerapkan secara luas sistem manajemen database berdasarkan struktur jaringan.
Namun, organisasi bisnis tetap memerlukan cara untuk menangani masalah-masalah
manajerial menggunakan database. Hal ini berarti diperlukan suatu cara untuk
memfokuskan perhatian pada kelompok-kelompok kecil data dan saling
menghubungkannya tanpa harus menelusuri records
data secara keseluruhan.
Jika struktur hierarki dan struktur jaringan
mengandalkan hubungan fisik dalam bentuk alamat penyimpanan, hubungan dalam
struktur database relasional bersifat implisit. Hubungan implisit didapat
secara tidak langsung dari data Bila terdapat field data (kolom) yang sama pada dua tabel, maka record (baris) dari dua tabel itu dapat
digabungkan bila nilai-nilai field
datanya setara (equal). Inilah cara
yang kita gunakan untuk menggabungkan tabel DEPARTEMEN dan MATA KULIAH
menggunakan nilai dalam field singkatan.
- PEMBUATAN DATABASE
Penentuan Kebutuhan Data
Kebutuhan
data adalah langkah kunci untuk mencapai sistem informasi berbasis komputer.
Ada dua pendekatan dasar dalam mendefinisikan kebutuhan data, yaitu pendekatan berorientasi proses (process-oriented modeling) dan pendekatan pemodelan perusahaan (enterprise-modeling).
Pendekatan berorientasi proses. Suatu
perusahaan menggunakan pendekatan
berorientasi proses disebut juga pendekatan
berorientasi maslah dan pemodelan
berorientasi proses, perusahaan tersebut harus mengikuti urutan
langkah-langkah yang digambarkan dalam daftar berikut.
1. Menetapkan
masalah
2. Mengidentifikasi
keputusan yang akan diambil
3. Mengganbarkan
informasi yang dibutuhkan
4. Menentukan
proses yang diperlukan
5. Menentukan
data yang diperlukan
Alasan
digunaknnya istilah pendektan berorientasi proses atau pendekatan berorientasi
masalah, karena pendekatan ini diawali dengan adanya suatu masalah.masalah
dapat bersifat baik atau buruk, dapat menjadi ancaman terhadap perusahaan atau
kesempatan yang dapat dimanfaatkan.
Pendekatan pemodelan perusahaan. Kekuatan
pendekatan pemodelan perusahaan terletak pada kemampuannya untuk memanfaatkan
sumber-sumber data perusahaan. Meskipun pendekatan berorientasi proses memungkinkan
kebutuhan data untuk setiap sistem ditetapkan secra logis, tetapi data suatu
sistem sulit untuk dihubungkan dengan data dari sistem lain. Suatu sistem
informasi tidak mudah berbagi data jika mereka terisolasi dari sistem informasi
lainnya yang menangani proses bisnis yang berbeda. Kelemahan ini diatasi dengan
menentukan kebutuhan data perusahaan secara menyeluruh, kemudian menyimpan data
tersebut dalam database. Inilah logika yang mendasari pendekatan pemodelan perusahaan (enterprise-modeling).
Teknik
Pemodelan Data
Ada
beberapa teknik yang dapat digunakan, tetapi kita akan memfokuskan pada dua
hal. Pertama, diagram hubungan antarentitas (entity-relationship diagram), digunakan untuk menggambarkan
hubungan antara kelompok data sehingga record
yang berhubungan bisa digabung menjadi satu. Kedua, diagram kelas (class diagram), digunakan untuk
menggambarkan baik hubungan antara data maupun aksi-aksi yang dilakukan
terhadap data. Teknik-tenik ini berfungsi sebagai sarana untuk mempermudah
komunikasi antara manajer dan ahli sistem informasi terutama komunikasi
mengenai struktur data yang digunakan dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi.
Diagram
Hubungan Antarentitas
Diagram
hubungan antarentitas (entity-relationship
diagram-ERD), seperti tergambar dari namanya, ERD berkaitan dengan data
dalam suatu entitas dan dengan hubungan antarentitas. ERD merupakan
konseptualisasi data pada tingkat yang lebih tinggi dari tabel.
Kita
asumsikan bahwa kita perlu menggambarkan data yang dibutuhkan untuk membuat
contoh satu sistem informasi baru. Sistem infomasi ini akan menyimpan catatan
mengenai perusahaan, pegawai, serta produknya.
Karena perusahaan
menjualn produk, maka terdapat hubungan antara entitas perusahaan dengan
entitas produk. Seperti halnya perusahaan merekrut pegawai, maka ada hubungan
antara kedua entitas tersebut. Bagian terakhir dari pembuatan diagram
antarentitas adalah menentukan jumlah record
dalam masing-masing entitas yang akan dihubungkan. Ini merupakan langkah
kunci dalam konseptualisasi ERD yang akan berdampak terhadap cara pembuatan
tabel database.
Menentukan suatau record dalam entitas Perusahaan dapat dihubungkan dengan beberapa record pada entitas Produk. Demikian
juga suatu record dalam entitas perusahaan dapat dihubungkan
dengan beberapa record pada entitas
Pegawai. Hubungan antara entitas Perusahaan dan Pegawai dinamakan hubungan
“satu terhadap banyak” (one to many)
. demikian juga antara entitas Perusahaan dengan Produk.
Dalam
praktikanya, ERD dikembangkan pada awal proses, sebelum field data diidentifikasi. Kemudian tabel field dapat dibuat sebagai proses untuk menghasilkan database. ERD
merupakan media yang sangat baik untuk komunikasi dan dokumentasi antara ahli
sistem informasi dan pengguna informasi. Apabila ide-ide sudah didokumentasikan
dan dikomunikasikan, ahli sistem informasi akan membangun struktur sistem
manajemen database untuk mendukung
proses pengambilan keputusan.
Diagram
Kelas
ERD
merupakan grafik yang hanya menggambarkan data dan hubungannya, tapi tidak
menunjukkan tindakan apa yang akan dilakukan terhadap data. Ada teknik yang
secara grafik dapat menggambarkan hubungan antar data sekaligus menunjukkan
tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan terhadap data. Teknik ini dinamakan
diagram kelas (class diagram) dan
merupakan salah satu model berorientasi objek (object oriented models). Objek adalah salah satu konsep dalam
sistem informasi yang terdirir dari data, tindakan yang akan dilakukan terhadap
data dan hubungan antarobjek.
Diagram kelas masih
merupakan konsep penggambaran data tingkat tinggi. Tetapi dengan ditambahkannya
metode tindakan terhadap data, desai tabel dalam database akan lebih jelas dan
lebih mudha digunkan untuk kepentingan praktis.
6.3 PENGGUNAAN DATABASE
Kita biasanya berinteraksi dengan
database melalui komputer pribadi (PCs). Formulir isian (form), laporan (report),
dan permintaan data dan informasi melalui pertanyaan yang berhubungan dengan
data yang diminta (query) adalah
metode yang digunakan untuk mengakses database yang ada dalam sistem manajemen
database. Beberapa sistem manajemen database menyediakan interface yang mudah digunakan bagi pengguna. Tampilan database
yang dilihat pengguna diproses oleh DBMS yang dihasilkan oleh interface (tersembunyi dari pengguna).
Sistem manajemen hubungan antardatabase memproses pernyataan-pernyataan berupa
bahasa permintaan terstruktur (structured
query language-SQL) yang diajukan terhadap database.
Laporan
dan Formulir Isian
Formulir isian menunjukkan satu record pada saat tertentu tapi tidak
memberikan rangkuman data. Formulir isian umumnya tidak mengambil dan
menyatukan data dari beberapa tabel database walaupun memiliki kemampuan untuk
melakukan hal ini. Formulir isian ini dibuat menggunakan program Access, dan
menggambarkan vendor penrangkat lunak DBMS pada umumnya.
Navigasi. Formulir
isian dapat mengarahkan pengguna dari satu record
ke record berikutnya menggunakan
papan navigasi yang terletak pada bagian bawah formulir tersebut. Semua
formulir isian memungkinkan untuk membuat record
baru memodifikasi record yang
telah ada.
Akurasi.
Formulir isian juga bisa digunakan
mengerjakan hal-hal diluar definisi field
data. Dengan formulir isian, kesempatan untuk memasangkan nilai data dengan
aplikasi area tertentu. Dengan demikian, pengguna tidak harus menggunakan
aturan-aturan nilai umum kemudian menerapkannya pada seluruh susunan database
yang ada.
Konsistensi. Konsistensi
sangat penting saat nilai field pada
suatu tabel digunakan untuk menggabungkan record
dengan tabel lainnya. Jika pengguna
salah memasukkan nilai field, maka record tidak bisa digabungkan dengan
tabel lain.
Penyaringan. Dalam
database terdapat banyak sekali data. Pengguna mungkin hanya memerlukan record tertentu saja sehingga data yang
banyak dalam database perlu disaring untuk mendapatkan data yang diperlukan.
Hal ini dapat dilakukan menggunkan formulir isian. Beberapa field pada formulir isian dapat digunakan sebagai
penyaringan atau filter.
Subformulir. Memperlihatkan kombinasi formulir dan subformulir. Ketika pengguna
memasukkan informasi mengenai mata kuliah, pada saat yang sama mungkin pengguna
juga ingin memasukkan informasi mengenai proyek. Untuk memenuhi keperluan ini
maka ada dua papan navigasi, satu untuk formulir dan satu lagi untuk
subformulir. Informasi yang dimasukan kedalam subformulir secara otomotis
berhubungan dengan formulir record.
Subformulir berfungsi meningkatkan akurasi dan konsisten yang diperlukan oleh
database.
Laporan kumpulan
atau agregasi data-data yang diperoleh dari database, yang dibuat dalam bentuk
dan susunan atau format yang dapat membentu proses pengambilan keputusan.
Gambar 6.16 adalah laporan yang menunjukkan masing-masing departemen dengan
daftar mata kuliah dan proyek yang diperlukan oleh mata kuliah tersebut.
|
Courses by Department –show project
|
||
|
Department
|
||
|
Accountung and
Finance
FIN305 Personal
Finance
Project
1 Personal Portfolio
|
Due Data
11/14/2003
|
Maximum Points
35
|
|
International Business
INT201
Spanish for Business
Project
1
Nouns
2
Verbs
INT202 French
for Business
Project
1
Nouns
2
Verbs
|
Due Data
9/17/2003
11/21/2003
Due Data
9/17/2003
11/21/2003
|
Maximum Points
15
25
Maximum Points
15
25
|
|
Information System and Operating Management
MIS10 Information
System Literacy
Project
1
Home Page Development
2
Working With Windows
MIS31 Database
Management System
Project
1 Alumni Database
|
Due Data
9/15/2003
11/13/2003
Due Data
12/5/2003
|
Maximum Points
25
50
Maximum Points
20
|
|
Management and Marketing
MKT44 Marketing
Research
Project
1
Finding Customers
2
Segmwnting Customers
3
Customers Service
|
Due Data
10/31/2003
11/21/2003
12/12/2003
|
Maximum Points
50
50
40
|
Gambar 6.16 :
Laporan Departemen Berisi Mata Kuliah dan Proyeknya
Dalam Gambar 6.17 terlihat bahwa nama departemen
(misalnya ekonomi) muncul pada laporan dan tidak ada pada Gambar 6.16. Hal ini
terjadi karena mata kuliah ekonomi tidak mempunyai proyek. Ini terlihat pada
ECN375 ataupun ECN460 yang tidak mempunyai record
proyek dalam database, sehingga record
departemen Ekonomi tidak termasuk dalam Gambar 6.16. Demikian juga mata
kuliah-mata kuliah tersendiri, seperti ACG201, tidak ada dalam gambar 6.16
walaupun departemen Akuntansi Dan Finansial termasuk di dalamnya.
|
Courses by Department – no project
|
|
|
Department
|
|
|
Accounting and
Finance
ACO 201 Financial Accounting
ACO 301 Cost Accounting
ACO 305 Personal Finance
|
|
|
Economics
ECN 375 Global Markets
ECN 460 Banking Regulation
|
|
|
International
Business
INT 100 Cultural Diversity
INT 201 Spanish for Business
INT 202 French for Business
|
|
|
Information System and Operation Management
MIS 106 Information System Literacy
MIS 315 Database Management System
POM 250 Introduction to Operation Management
STA 230 Descriptive Statistic
|
|
|
Management and
Marketing
MGT 300 Introduction to Management
MKT 300 Introduction to Marketing
MKT 444 Marketing Research
|
|
Gambar 6.17 :
Laporan Departemen dan Mata Kuliah
Asumsi
dalam pembuatan laporan telah ditentukan, yaitu jika detail pada record tingkat paling rendah tidak ada,
maka detail record di tingkat yang
lebih tinggi tidak akan ditampilkan. Gambar 6.17 memperlihatkan bahwa tabel
DEPARTEMEN dihubungkan dengan tabel MATA KULIAH dan tabel MATA KULIAH
berhubungan dengan tabel PROYEK.Dengan demikian secar tidak langsung tabel
DEPARTEMEN berhubungan dengan tabel PROYEK. Bila tidak ada data yang
berhubungan dengan tabel PROYEK, maka record
mata kuliah tidak akan ditampilkan.
Query Menggunakan Contoh
Ada
kalanya pengguna menginginkan lebih dari sekedar laporan dan formulir isian.
Pengguna ingin secara langsung mengajukan permintaan atau pertanyaan mengenai
data yang diperlukannya dalam database. Query umumnya menyeleksi sejumlah field data tertentu kemudian membatasi
tampilan record hanya untuk
kriteria-kriteria tertentu saja.
Bentuk
ini dinamakn “permintaan menggunakan contoh” atau “query-by-example” (QBE),
sebab perangkat lunak sistem manajemen database memberikan formulir standar
yang harus dilengkapi oleh pengguna sehingga sistem dapat mengerjakan query yang diajukan dengan benar.
Formulir isian QBE akan menampilkan tabel yang berhubungan dengan query. Kemudian pengguna dapat memilih field data dari tabel-tabel yang ingin
ditampilkan.
Alasan
megapa konsep QBE sangat berarti adalah karena penting bagi seorang manajer
untuk dapat mengakses langsung nilai-nilai database. Manajer dapat memanfaatkan
QBE agar dapat dengan cepat menemukan data yang khusus diperlukan untuk
memecahkan masalah.
Bahasa Query Terstruktur
Bahasa
query terstruktur (Structured Query
Language-SQL) adalah kode sistem manajemen database relasional yang
digunakan untuk melakukan pekerjaan database tersebut. Pada perangkat lunal
DBMS terdapat program GUI dan “wizard” yang membantu pengguna untuk menggunakan
query de ngan cara yang lebih mudah.
SQL
menjadi topik penting karena dua alasan :
1. Semakin
banyak database yang bisa diakses melalui web.
2. Manajer
perlu mengetahui bahwa tidak sulit menggunakan SQL untuk memperoleh data yang
mereka perlukan
Pengolahan Database Lanjutan
Pengolahan
analisis on-line (on-line Analytical
Processing-OLAP) adalah fitur yang semakin umum dalam perangkat lunak DBMS.
Penambangan data, pertukaran data, dan penggudangan data adalah konsep-konsep
yang memandang data perusahaan sebagai sumber daya yang berharga yang harus
dimanfaatkan seoptimal mungkin. Penemuan pengetahuan (knowledge discover) adalah konsep yang lain dalam DBMS yang cukup
menarik.
- PENGELOLAAN DATABASE
Sistem
manajemen database melakukan fungsi yang tidak pernah dilihat sebagian besar
pengguna komputer. Infrastruktur yang memadai diperlukan sehingga database
dapat diperlihara dan dimodifikasi, juga untuk meyakinkan bahwa operasi
berjalan efisien.
Sumber Daya
Komponen
sarana pengolah statistik (statistic
performance statistic processor) pada DBMS memelihara informasi yang
mengidentisikasi data apa saja yang telah digunakan, siapa yang menggunakan
data, kapan data digunakan, dan lain sebagainya.statistik tersebut adalah
sumber daya berharga yang digunakan untuk mengelola database.
Sambil
melakukan fungsi-fungsinya, DBMS juga menyimpan log transaksi yang mencatat
setiap tindakan database dan kapan tindakan tersebut dilakukan. Log ini
digunakan berkaitan pembuatan back up
salinan database sehingga jika database gagal, dapat dibuat dan diakses kembali
dengan cepat berkat adanya back up salinan.
Salinan
back up database dibuat secara
periodik. Database biasanya disalin pada lain disket atau tape komputer. Kunci untuk membuat salinan back up adalah adanya waktu jeda (stopping point) di mana tidak ada aktivitas database yang
dilakukan. Masing-masing transaksi database dibuat dari beberapa subunit dan
subunit dari satu transaksi pengguna digabung dengan subunit dari pegguna yang
lain. Bila semua subunit telah selesai digabungkan, salinan back up mungkin sulit didapatkan lagi.
Waktu
yang digunakan untuk melakukan back up
dipilih pada saat aktivitas database baru selesai ata pada saat aktivitas
database berhenti sementara (paused).
Kemudian pada saat satu transaksi selesai dikerjakan dan sebelum transaksi baru
dimulai, salinan back up dibuat.
Proses back up memerlukan waktu yang
singkat dan pengguna tidak menyadari bahwa hal tersebut dilakukan.
Waktu back up tercatat dalam log transaksi. Jika database mengalami
kerusakan (crash), salinan back up terakhir dimasukkan ke dalam
database, demikian juga transaksi diambil dari log transaksi dan diolah kembali
satu demi satu sampai proses rekonstruksi database selesai. Jeda waktu antar back up ditentukan oleh kondisi bisnis
dalam perusahaan tetapi beberapa perusahaan melakukan back up untuk databasenya setiap hari.
Personal Database
Personal kunci database adalah
orang-orang yang secara khusus terlibat dengan database. Administrator database
mempunyai tanggung jawab secara teknis dan manajerial terhadap database.
Programmer database diperlukan untuk membuat kode komputer yang dapat
mengetahui data dengan efisien. Beberapa transaksi database mungkin terlalu
kompleks bagi pengguna untuk diaplikasikan, dan mungkin diperlukan juga
penulisan kode-kode program yang lebih caggih untuk mencapai efisiensi
pengolahan data sehingga satu aplikasi tidak mendominasi sumber daya database
yang ada.
Administrator database.
Administrator database mengawasi semua
aktivitas database. Administrator database harus ahli dalam teknologi database
sebab perangkat keras dan perangkat lunak DBMS mempunyai dampak yang sangat
besar terhadap kecepatan dan penggunaan database.
Tugas
administrator database terbagi dalam empat area utama, yaitu :
· Perencanaan database, adalah aktivitas
yang memerlukan kerja sama dengan para manajer di setiap area bisnis untuk
mendefinisikan data-data yang dibutuhkan perusahaan.
· Penerapan database, mencakup pembuatan
database yang sesuai dengan spesifikasi dari DBMS yang dipilih, serta
menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.
· Operasi database, adalah aktivitas yang
menawarkan program-program pendidikan bagi pengguna database, dan menyediakan
bantuan dila diperlukan.
· Keamanan database, berupa kegiatan
pemantauan database menggunakan statistik yang disediakan DBMS.
Programer database.
Programer database adalah ahli
pemrograman yang umumnya mempunyai lebih banyak pengalaman dan pelatihan
daripada programer-programer lainnya di perusahaan. Hal ini terjadi karena
database merupakan pusat penyimpanan fakta-fakta perusahaan.
Pengguna akhir.
Pengguna akhir tidak bisa diabaikan
sebagai personel penting yang berinteraksi dengan database. Mereka menghasilkan
laporan dan formulir isian, megajukan query
dan menggunakan output permintaan dari
database untuk membuat keputusan yang berdampak terhadap perusahaan dan
pelanggannya.
6.4 MENEMPATKAN SISTEM
MANAJEMEN DATABASE DALAM PERSPEKTIF
Sistem manajemen database memungkinkan
pembuatan dan penyimpanan database, pemelihara isinya, dan penyediaan isi
tersebut bagi pengguna tanpa pemrogramannya khusus yang mahal. Kemudahannya
dalam penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses
isi database tanpa perlu pelatihan mahal atau keahlian khusus .
Keuntungan DBMS
Saat perusahaan atau pengguna individu
memutuskan apakah akan menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus
dipertimbangkan. Keuntungan-keuntungan penggunaan DBMS adalah sebagai berikut :
· Mengurangi pengulangan data. Jumlah data
dikurangi. Pengulangan terjadi saat file-file
komputer disimpan terpisah pada tiap aplikasi komputer. Duplikat data dibatasi
hanya pada field yang memerlukan
penggabungan dua tabel. Data yang sama tetapi berada dalam berbagai file yang berbeda dalam DBMS relasional
digunakan untuk membentuk hubungan implisit di antara data.
· Mencapai independensi data. Spesifikasi
data disimpan dan diperlihara dalam database
itu sendiri dan bukan disimpan dalam program-program aplikasi.
· Mengambil data dan informasi secara
cepat. Hubungan logis antardata dan SQL memungkinkan pengguna mengambil data
dalam hitungan detik atau menit, padahal dengan bahasa perograman tradisional
seperti COBOL atau Java diperlukan beberapa hari untuk mengambil data yang
sama.
· Meningkatkan keamanan. Baik DBMS pada mainframe maupun komputer mikro dapat
menerapkan beberapa lapis keamanan seperti kata password, direktori pengguna, dan enkripsi. Data yang dikelola oleh
DBMS juga lebih aman daripada data lain yang ada dalam perusahaan.
Kerugian DBMS
Keputusan
untuk menggunakan DBMS menuntut perusahaan atau pengguna untuk :
· Menggunakan perangkat lunak yang mahal.
DBMS untuk mainframe masih sangat
mahal. Untungnya, hukum Moore masih berlaku dan biaya perangkat keras serta
perangkat lunak komputer terus turun sehingga kerugian penggunaan DBMS dalam
hal biaya makin lama semakin tidak signifikan.
· Membutuhkan perangkat keras dalam jumlah
yang besar. Mudahnya penggunaan DBMS mengakibatkan meningkatnya jumlah pengguna yang memanfaatkan database.
· Menyewa dan mempekerjakan personal DBA.
DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar kemampuannya dapat dimanfaatkan secara
penuh. Pengetahuan khusus ini dimiliki oleh para pengelola database (DBA),
yaitu manajer adminisstrasi database beserta staf-nya.
DBMS
bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Tetapi ahli informasi dan
pengguna memanfaatkan DBMS sebagai salah satu alat yang sangat membantu dalam
proses pengambilan keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Mcleod, Jr. Raymond dan P. Schell George. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT INDEKS
Tidak ada komentar:
Posting Komentar