Sistem Informasi Eksekutif

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Sistem Informasi Eksekutif”

Nama Kelompok (SM 10):

Sekar Arum Pujiningrat                              1410209318

Tyas Kurnia Hilmy                                      1410209380

Kuntum K.M. Maskat                                 1410209381

Berliana Fernanda                                       1410209387

Azizah                                                         1410209424

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

(STIESIA) SURABAYA

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

8.1. Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (Executive information system), atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Sistem informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang termarak.

·   Meringkas, memfilter dan memperoleh detail data. Sistem informasi eksekutif dibuat untuk menampilkan grafik dan laporan dari proses bisnis sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana data tersebut digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan kedepannya.

·   Menyediakan analisis kecenderungan, pelaporan perkecualian dan kemampuan drill-down. Drill down merupakan fasilitas berupa tombol atau link yang bilamana diklik akan menampilkan detail data dari data umum yang diklik tadi.

·   Dapat memadukan data eksternal dan internal.

·   Easy to use. Inilah hal utama yang membedakan Sistem informasi eksekutif dengan sistem yang lainnya. Kemudahan dalam penggunaan merupakan harga mati dalam pembuatan sistem informasi eksekutif, baik desain sistem maupun desain interface.

·   Dapat langsung digunakan oleh eksekutif. Ini tak lepas dari kemudahan penggunaan pada poin sebelumnya.

·  Menyajikan informasi laporan dalam berbagai bentuk. Umumnya sistem informasi eksekutif  menampilkan data berupa grafik dan laporan.

·   Beberapa sistem informasi eksekutif memiliki fitur-fitur fasilitas yang beraga. Tiap sistem informasi eksekutif memiliki perbedaan sendiri, tergantung pembuat sistem informasi eksekutif itu sendiri maupun keinginan pengguna (eksekutif).

Pandangan Eksekutif

Menurut Henry Fayol : Manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama

Menurut Mintzberg : Manajer melakukan semua peran dengan orientasi berbeda (Keputusan)

Menurut Prof. John P. Kotler

Suatu Model Sistem Informasi Eksekutif

Suatu model EIS diperlihatkan pada gambar dibawah. Database perusahaan terutama berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik (electronic mail-boxes) yang digunakan eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk merencanakan pertemuan mereka. Para anggota staf memiliki kemampuan mentikkan berita dan penjelasan mutakhir.

Perangkat lunak EIS menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif. Eksekutif memasukkan permintaan informasi dan menerima tampilan.

EIS tidak semuanya tebatas pada tampilan yang telah disusun sebelumnya, tetapi pendekatan itu merupakan yang paling populer.

Kemampuan Sistem Informasi Eksekutif tersebut:

1)      Memberikan dukungan komunikasi elektronik

Dimana terdapat jaringan komputer yang menghubungkan komuter server dengan komputer yang digunakan oleh para eksekutif.

2)      Mempunyai kemampuan menganalisa data

Data yang ditampilkan kepada para eksekutif berupa laporan dan grafik yang dijadikan sebagai alat untuk membantu pengambilan keputusan kedepannya.

3)      Mempunyai alat pengorganisasian 

Data yang ditampilkan tidak semua data yang ada, tetapi data yang telah diorganisasi sesuai dengan kebutuhan para eksekutif. 

8.2 Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

1.      Tugas administrasi (22 %)

2.      Panggilan telepon (6%)

3.      Pertemuan tidak terjadwal (10%)

4.      Pertemuan terjadwal (59%)

5.      Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :

“ Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal. “

Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

1.  Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

2.  Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

3.     Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

1.      Tujuan Sentral

Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

2.      Inti Data Bersama

Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

3.      Metode Penggunaan

Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

4.        Organisasi Pendukung

      Para eksekutif dibantu oleh :

·         Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

·         Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, namun penggunaan komputer pada tingkat eksekutif lebih sedikit jika dibandingkan dengan tingkat lain, karena :

1.   Masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur dan karena itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer.

2.      Eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.

8.3 Saran-Saran Untuk Meningkatkan Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen-komponen nonkomputer. Terdapat lima langkah untuk mencapi tujuan tersebut :

            1.    Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk.

Data (transaksi informasi yang masuk) dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan sistem mereka.

2.    Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3.    Memanfaatkan peluang

Jika sepotong informasi yang baik datang, eksekutif harus meraihnya.

4.    Menyesuaikan sistem pada perorangan

Tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

5.    Memanfaatkan teknologi

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya. Membuat semua eksekutif mengetahui perkembangam teknologi informasi merupakan tanggung jawab organisasi jasa informasi yang penting.

8.4. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

·      Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputu satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan  dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.

·      Penyatuan konsep-konsep manajemen

Para eksekutif membangun EIS mereka diatas konsep-konsep dasar manajemen. Tiga konsep yang akan dibahas adalah :

1.    Faktor-faktor penentu keberhasilan

EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, menciptakan konsep faktor faktor penentu keberhasilan (critical succes factor). Ia merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci, atau CSF, menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

2.    Management by Exception

Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan mangement by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secar otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

3.    Metode metal

    Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression), dan menghasilkan suatu gambaran atau model metal, dari operasi perusahaan.

Daftar Pustaka 

Mcleod, Jr. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen, Jilid II. Jakarta : PT Prenhallindo

http://yusup-doank-2.blogspot.co.id/2011/06/sistem-informasi-eksekutif.html?m=1